Quản lý thời gian

Nguồn: http://my.opera.com/lvchien/blog/

,

“Đừng nói rằng bạn không có đủ thời gian. Cuộc sống tặng cho bạn, cũng như cho Helen Keller, Louis Pasteur, Michelangelo, Mẹ Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson và Albert Einstein, mỗi ngày 24 giờ như nhau.”
H. Jackson BrownCó lẽ Time Management (quản lý thời gian) không còn là thuật ngữ quá đỗi xa lạ với chúng ta. Có thể mỗi người sẽ có một cách hiểu và có cách khái niệm khác nhau. Trên cơ sở chia sẻ để cùng nhau tham khảo, bài viết này mong góp một vài suy nghĩ cũng như cách hiểu về quản lý thời gian, về những công cụ giúp bạn quản lý thời gian, đồng thời chỉ ra những lợi ích mà việc quản lý thời gian hiệu quả mang đến cho bạn.

Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là cân nhắc, xem xét những công việc chúng ta phải làm (Have-To’s), việc nào chúng ta muốn làm (Want-To’s) và mục tiêu của chúng ta là gì.
Việc tiếp theo của quản lý thời gian là đo lường thời lượng mà chúng ta sẽ phải bỏ ra để hoàn thành các công việc đó.
Cuối cùng là lập kế hoạch trong ngày (Daily schedule), trong tuần (Weekly planner) và trong tháng (Monthly calendar) nhằm giúp chúng ta tránh rơi vào tình huống vắt chân lên cổ mà chạy.
Bước đầu tiên của việc quản lý thời gian là chia công việc trong cuộc sống thành ba loại: những công việc phải làm (Have-To’s), những công việc thích làm (Want-To’s), và những mục tiêu hướng đến (Goals).
Have-To’s là những công việc dù muốn hay không bạn cũng phải gắng sắp xếp thời gian để hoàn thành chúng. Trách nhiệm với gia đình (làm việc nhà, giúp đứa em nhỏ học bài), báo cáo công việc, ăn và ngủ là những việc đòi hỏi bạn phải dành thời gian. Liệu bạn có thường xuyên bỏ bữa, đặc biệt là bữa sáng vì không muốn trễ giờ làm, hay nếu có cũng chỉ là nuốt vội bữa ăn sáng rồi leo ngay lên xe đi làm? Nếu đó là điều thường xảy ra đối với bạn, hãy thử cách này xem sao: Dậy sớm hơn thường lệ 30 phút, tập vài động tác thể dục nhẹ, tắm rửa và ăn sáng, sau đó thưởng thức một tách cà phê trong khi xem tin tức trên truyền hình hay trên một tờ báo buổi sáng. Rồi mặc bộ áo quần đã là sẵn từ tối hôm qua và dắt xe ra khỏi nhà. Chạy xe một cách thong thả để tận hưởng không khí của một ngày mới. Hãy thử xem và bạn sẽ nhận ra ngay sự khác biệt. Và tôi tin chắc rằng điều khác biệt đó sẽ giúp bạn có một khởi đầu tốt cho một ngày làm việc hiệu quả.
May mắn thay, thời gian của chúng ta không chỉ dành hết cho những công việc mang tính trách nhiệm, nghĩa vụ mà còn dành cho những công việc chúng ta yêu thích (Want-To’s). Want- To’s là những việc giúp cuộc sống của bạn thú vị hơn. Thể thao, nghệ thuật hay các sở thích khác đóng vai trò quan trọng trong việc giúp bạn khoẻ mạnh và tạo cho bạn một tinh thần sảng khoái.

Đọc đến những dòng này, có thể bạn sẽ nói rằng, tôi biết rồi, tôi biết việc nào là Have-To’s và việc nào là Want-To’s rồi. Nhưng làm thể nào để tôi có thể hoàn thành tốt những công việc đó? Bạn có nghĩ liệu mình làm những việc đó chỉ vì đó là công việc hay vì điều gì khác nữa, hay nói cách khác bạn có đặt ra mục tiêu cho những công việc đó hay không? Công việc sẽ tiến triển hơn nếu bạn có động lực và có mục tiêu rõ ràng.
Mục tiêu thường được phân làm hai loại: mục tiêu ngắn hạn (short-term goals) và mục tiêu dài hạn (long-term goals).
Mục tiêu ngắn hạn là những điều mà chúng ta muốn hoặc cần làm và có thể hoàn thành trong vài giờ, vài ngày hoặc vài tuần. Đó có thể là việc bỏ ra một buổi sáng để đi tìm mua cuốn sách tặng một người bạn nhân dịp sinh nhật hay là chuẩn bị một bữa ăn ấm cúng vào ngày cuối tuần để ăn mừng với cả nhà nhân dịp được tăng lương.
Trong khi đó, mục tiêu dài hạn được xem như là một phần của cuộc sống của chúng ta. Đó là những ước mơ, khát vọng có được hay làm được một điều gì đó. Tự học chơi một loại nhạc cụ, chơi giỏi một môn thể thao mà mình ưa thích, thuần thục một ngoại ngữ mà mình đang theo học, hay kiếm nhiều dự án có giá trị về nơi bạn đang làm việc là những ví dụ của việc đặt mục tiêu dài hạn. Tuy nhiên, với những mục tiêu dài hạn như vậy, bạn cần chia nhỏ thời gian thực hiện ra từng giai đoạn nhỏ nhằm giúp cho việc thực hiện cũng như tự đánh giá quá trình thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn.
Dù ngắn hạn hay dài hạn, mục tiêu đó cũng cần được lập ra một cách “thông minh” (smart goals). Một mục tiêu được xem là SMART nếu như nó cụ thể (Specific), có thể đo lường đánh giá được (Measurable), có khả năng đạt được (Attainble), thích hợp với hoàn cảnh của người đề ra mục tiêu và thời gian dự định sẽ thực hiện mục tiêu đó (Relevant) và phải được hoàn thành trong thời gian đề ra (Time bound).

Chắc hẳn các bạn đã từng nghe câu “thời gian là vàng bạc”; vì vậy, bước tiếp theo mà một người muốn quản lý thời gian cần phải làm đó là “dự thảo ngân sách thời gian” (make a budget) . Sau bước phân định các công việc Have-To’s và Want-To’s cũng như xác định được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, bạn cần ước lượng mỗi công việc Have-To’s và Want-To’s sẽ lấy đi của bạn bao nhiêu thời gian trong 24 giờ mỗi ngày. Một khi ước lượng được quỹ thời gian dành cho mỗi công việc, chúng ta có thể lập bảng kế hoạch ngày (Daily schedule) và kế hoạch tuần (Weekly planner) hiệu quả hơn.

Nếu như cuộc sống cứ diễn ra theo như kế hoạch mà chúng ta vạch ra thì không còn gì để bàn thêm. Sự thật là, dù cho bản dự thảo thời gian của bạn có cân đối đến mức hoàn hảo đi chăng nữa, những thay đổi hay những nhiệm vụ không báo trước vẫn cần chúng ta xem xét và giải quyết. Thời gian vẫn là 24 giờ trong một ngày trong khi công việc lại dôi ra thêm đòi hỏi bạn phải chọn lựa hay đặt ra các thứ tự ưu tiên (priorities) cho các công việc cần phải giải quyết. Stephen Covey đã từng nói: Tôi thực sự ấn tượng bởi ý kiến cho rằng bí quyết quản lý thời gian tốt nhất chỉ nằm gọn trong một cụm từ: “Sắp xếp và thực hiện theo thứ tự ưu tiên.”

Bài viết xin đưa ra ba ý kiến giúp bạn tham khảo khi bạn phải lựa chọn thứ tư ưu tiên.
1. Đâu là việc quan trọng?
Trong cuộc sống của bạn có nhiều điều quan trọng và cũng có rất nhiều việc không được xếp vào danh sách những việc quan trọng cần phải giải quyết. Và nhiệm vụ của bạn là phải phân định chúng. Ví dụ như đối với một người rất mê Harry Potter, thì việc đến ngay nhà sách từ sáng sớm để là người đầu tiên có trong tay bộ truyện nổi tiếng được người đó xem như một công việc quan trọng cần được thực hiện trong ngày hôm đó. Mặt khác, hoàn thành tốt công việc cơ quan hay chu toàn trách nhiệm với gia đình luôn được xem là những việc quan trọng của mỗi người. Vì vậy, tuỳ vào mức độ quan trọng của công việc mà đòi hỏi bạn phải đầu tư quỹ thời gian nhiều hơn.
2. Đâu là việc khẩn cấp?
Hãy hình dung tình huống: Sau giờ làm việc bạn có kế hoạch dành thời gian cho việc viết bản kế hoạch dự án để trình lên cấp trên nhưng cùng lúc đó đội bóng của bạn cũng đang đợi bạn ở sân tập. Việc nào sẽ được ưu tiên vào ngày hôm đó? Hãy tự đặt câu hỏi: Thời hạn cuối cùng của việc nào sẽ đến trước? Nếu giải bóng đá diễn ra vào tuần sau trong khi hạn cuối để bạn nộp bài báo cáo là ngày mai thì chắc hẳn bạn đã tìm ra được câu trả lời. Biết được nhiệm vụ nào cấp bách hơn sẽ giúp bạn lựa chọn thứ tự ưu tiên dễ dàng hơn.
Bảng ma trận về quản lý thời gian (Time Management Matrix) sau đây sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ về mối liên hệ giữa Tầm quan trọng (Importance) và Sự cấp bách (Urgency) trong việc lựa chọn thứ tự ưu tiên.

-I- Cấp bách và quan trọng

  • Giải quyết: Cứu hoả (firefighting)
  • Những công việc nằm trong ô này thường được gắn những thuật ngữ như là khủng hoảng (crises) hay vấn đề (problems).
  • Giải quyết những công việc này sẽ làm bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian và do đó làm cho bạn dễ bị stress.

-II- Quan trọng nhưng không khẩn cấp

  • Giải quyết: Thời gian chất lượng
  • Đây là những công việc bạn có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao. Ví dụ:
  • Xây dựng các mối quan hệ.
  • Các kế hoạch dài hạn.
  • Sự chuẩn bị cho một buổi nói chuyện quan trọng.
  • Thời gian dành cho gia đình.
  • Thời gian thư giãn cá nhân.

-III- Khẩn cấp nhưng không quan trọng

  • Giải quyết: Có thể bỏ qua. Ví dụ:
  • Trả lời những cuộc gọi không mong muốn.

-IV- Không khẩn cấp cũng không quan trọng

  • Giải quyết: Tốn thời gian. Ví dụ:
  • Những cuộc họp không cần thiết.
  • Những thú vui giải trí không mang lại nhiều ích lợi.

Vậy bạn muốn công việc của bạn nằm trong ô phần tư nào? Có phải ô phần tư số 2 là sự lựa chọn của bạn? Nếu công việc của bạn nằm trong ô phần tư thứ hai, rõ ràng bạn sẽ có được rất nhiều lợi ích vì những công việc đó sẽ giúp bạn nâng cao tầm nhìn, phát triển khả năng và tập cho bạn tính kỷ luật tốt. Ngoài ra nó còn giúp bạn cân bằng, kiểm soát và hạn chế tối đa những “khủng hoảng”, những vấn đề đau đầu do công việc hay cuộc sống gây ra. Vậy theo bạn, X trong đẳng thức Quadrant I+ X= Quadrant II là gì?

Hãy nghĩ đến hệ quả nếu như bạn không đầu tư thời gian vào công việc đó. Nếu như bạn không thể quyết định việc nào nên làm, hãy tự hỏi bản thân liệu điều gì sẽ xảy ra nếu như bạn không làm điều đó. Hãy lấy ví dụ sau làm tình huống. Bạn cần phải hoàn thành một dự án, cùng lúc đó bạn bè có lời mời bạn đi xem bộ phim được quảng cáo là rất hấp dẫn được trình chiếu ở rạp vào tối nay. Bây giờ chúng ta hãy xem xét:
Hệ quả của việc không hoàn thành đúng hạn bài báo cáo: Bạn làm chậm tiến độ dự án của cả nhóm, bạn bị cấp trên khiển trách và do đó bạn cũng chẳng vui vẻ gì.
Hệ quả của việc không đi xem phim với bạn bè: rõ ràng là bạn mất đi cơ hội là một trong những người đầu tiên được xem bộ phim hấp dẫn đó, nhưng bạn có thể mua hay thuê đĩa phim đó xem tại nhà vào thời gian rảnh rỗi mà, bạn có nghĩ như vậy không?
Khó khăn trong việc cân nhắc mức độ ưu tiên đôi khi lại xảy ra với những mục tiêu dài hạn của bạn. Có thể đến một lúc nào đó, bạn muốn bổ sung một mục tiêu mới vào trong bảng kế hoạch đã kín mít và bạn không biết nên bỏ bớt đi mục tiêu nào. Những câu hỏi sau đây có thể giúp bạn phần nào giải quyết vướng mắc đó.
Hãy tự hỏi bản thân ba câu hỏi sau:
Liệu mục tiêu này có ý nghĩa gì đối với cuộc sống của mình?
Điều gì có nhiều ý nghĩa đối với mình trong thời điểm hiện tại và có ý nghĩa đặc biệt đối với mình trong tương lai? Đây là lúc bạn cần trái tim mách bảo và quyết định xem cái nào quan trọng hơn? Liệu mục tiêu mà bạn gạch bỏ chỉ để lại cho bạn chút hối tiếc hay thực sự hối hận nếu phải từ bỏ nó?
Liệu đây có phải là tình huống mà bạn không thể có cơ hội thứ hai để thực hiện? (a now-or-never situation)
Bạn làm điều đó vì sự hài lòng của người khác hay là vì sở thích cá nhân?
Chúng ta không chỉ sống cho bản thân mình mà còn cho những người mà ta yêu thương. Tuy nhiên, nếu chúng ta phải hi sinh nhiều quá cho những thứ mà chúng ta tự nghĩ là không đáng, hãy ngồi lại và nói chuyện thân tình cởi mở với những người thân của bạn để tìm ra giải pháp.
Quản lý thời gian là khái niệm rất rộng mà bài viết này chỉ mới điểm qua một vài khía cạnh nhỏ của khái niệm đó. Để có cái nhìn sâu hơn về khái niệm quản lý thời gian, các bạn có thể tham khảo tập sách của Harvard. Đây là cuốn sách giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Hoặc bạn có thể tham khảo “Quản lý thời gian” của Business Edge, một cuốn sách hay kết hợp giữa lý thuyết và thực hành giúp bạn hiểu rõ hơn và nhớ lâu hơn những khía cạnh về quản lý thời gian.
Tôi muốn mượn câu nói của Michael Altshuler để kết thúc bài viết này.

Tin xấu: thời gian cứ bay mãi. Nhưng tin tốt: bạn là phi công trên chuyến bay đó

Theo Huesoft Newsletter – Huyền Nhi tổng hợp